Regulamin serwisu Vet-Flow

Wersja 1.3 — obowiązuje od 22 lipca 2026 r. (dla nowych Użytkowników — od dnia akceptacji); wersja 1.2 obowiązywała od 3 lipca 2026 r.

Sprzedawca / dane firmy

• Nazwa: Sebastian Gruza GruzaLab Software (jednoosobowa działalność gospodarcza)
• Adres siedziby: ul. Róży Wiatrów 28/2, 05-532 Wólka Załęska
• NIP: 7162549501
• REGON: 365620180
• E-mail: [email protected]
• Telefon: 609 966 777

1. Definicje

• Serwis — aplikacja internetowa Vet-Flow dostępna pod adresem vet-flow.pl, umożliwiająca zarządzanie rezerwacjami wizyt weterynaryjnych.
• Operator (Sprzedawca) — Sebastian Gruza GruzaLab Software, ul. Róży Wiatrów 28/2, 05-532 Wólka Załęska, NIP 7162549501, REGON 365620180, e-mail: [email protected], tel. 609 966 777.
• Placówka — zakład leczniczy dla zwierząt (gabinet, przychodnia, lecznica lub klinika) zarejestrowany w Serwisie.
• Użytkownik — osoba korzystająca z Serwisu w imieniu Placówki (pracownik, właściciel).
• Klient — właściciel zwierzęcia dokonujący rezerwacji wizyty za pośrednictwem Serwisu.
• Przedsiębiorca na prawach konsumenta — osoba fizyczna prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, zawierająca umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla niej charakteru zawodowego. Postanowienia Regulaminu przewidziane przepisami prawa dla konsumentów stosuje się do Przedsiębiorcy na prawach konsumenta w zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy.
• Cennik — aktualna informacja o cenach planów abonamentowych i usług dodatkowych, dostępna w Serwisie (strona główna / panel Placówki).
• Dane importowane — dane wprowadzone do Serwisu przez Użytkownika poprzez import pliku (np. CSV, JSON) lub inny mechanizm importu udostępniony w Serwisie.

2. Opis usługi

Vet-Flow to oprogramowanie w modelu SaaS (usługa dostępna przez przeglądarkę, w abonamencie) dla placówek i gabinetów weterynaryjnych. Serwis umożliwia m.in.:

• Udostępnianie kalendarza rezerwacji online dla klientów
• Zarządzanie wizytami, lekarzami, grafikami pracy i dokumentacją
• Automatyczne powiadomienia e-mail oraz SMS o rezerwacjach i wizytach
• Publiczny formularz rezerwacyjny z unikalnym linkiem dla każdej placówki
• Aplikację dla właścicieli zwierząt oraz dodatkowe moduły (magazyn, fakturowanie, integracje)

Usługa oferowana jest w planach abonamentowych (w tym bezpłatny plan podstawowy oraz plany płatne) oraz w formie dodatkowo płatnych pakietów powiadomień SMS. Szczegóły i ceny określa sekcja „Cennik, płatności i aktywacja".

3. Rola Vet-Flow jako podmiotu przetwarzającego

Vet-Flow działa jako podmiot przetwarzający dane osobowe (procesor) w rozumieniu art. 28 RODO. Administratorem danych osobowych klientów jest Placówka korzystająca z Serwisu.

Szczegółowe warunki powierzenia przetwarzania danych określa odrębna Umowa powierzenia przetwarzania danych.

3a. Wymagania techniczne

Do korzystania z Serwisu niezbędne są łącznie:

• urządzenie z dostępem do internetu oraz aktualna wersja przeglądarki internetowej (np. Chrome, Firefox, Safari, Edge) z włączoną obsługą JavaScript i plików cookies,
• aktywne konto poczty elektronicznej,
• dla powiadomień SMS — aktywny numer telefonu komórkowego,
• dla aplikacji mobilnej VetApp (rozpoznawanie dzwoniącego) — telefon z systemem Android,
• dla opcjonalnego serwera lokalnego (box) — warunki techniczne uzgadniane indywidualnie.

Serwis może być zainstalowany jako aplikacja PWA („Zainstaluj aplikację" w przeglądarce) — nie jest to wymagane do korzystania z usług.

4. Rejestracja i konto

• Rejestracja w Serwisie wymaga podania nazwy placówki, imienia i nazwiska, adresu email oraz hasła.
• Użytkownik zobowiązuje się do podania prawdziwych danych i zabezpieczenia dostępu do swojego konta.
• Jedno konto odpowiada jednej placówce weterynaryjnej.

5. Obowiązki Placówki

Placówka korzystająca z Serwisu zobowiązuje się do:

• Przetwarzania danych osobowych klientów zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym RODO
• Posiadania odpowiedniej podstawy prawnej do przetwarzania danych swoich klientów
• Informowania klientów o przetwarzaniu ich danych osobowych
• Realizacji praw osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie itp.)
• Niewykorzystywania Serwisu w sposób niezgodny z prawem lub niniejszym regulaminem

6. Dostępność i utrzymanie

Operator dokłada starań, aby Serwis był dostępny 24/7, jednak nie gwarantuje nieprzerwanego dostępu. Przerwy mogą wynikać z:

• Planowanych prac konserwacyjnych
• Awarii infrastruktury technicznej
• Działania siły wyższej

7. Bezpieczeństwo

Operator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych, w tym szyfrowanie połączeń (HTTPS), hashowanie haseł oraz ochronę przed nieautoryzowanym dostępem.

8. Odpowiedzialność

W zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa (w szczególności Kodeksu cywilnego oraz — wobec Przedsiębiorców na prawach konsumenta — Ustawy o prawach konsumenta):

• Operator nie ponosi odpowiedzialności za treść danych wprowadzanych przez Placówkę i jej klientów.
• Operator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikające z przerw w dostępie do Serwisu spowodowanych przyczynami od niego niezależnymi (awarie infrastruktury zewnętrznej, siła wyższa, przyczyny leżące po stronie Placówki).
• Operator nie ponosi odpowiedzialności za decyzje medyczne podejmowane przez Placówkę.
• Wobec Placówek będących przedsiębiorcami (z wyłączeniem Przedsiębiorców na prawach konsumenta w zakresie, w jakim przepisy nie pozwalają na takie ograniczenie) maksymalna odpowiedzialność Operatora ograniczona jest do wartości opłat uiszczonych przez Placówkę w ciągu ostatnich 12 miesięcy, a odpowiedzialność z tytułu utraconych korzyści jest wyłączona.

9. Cennik, płatności i aktywacja

Wszystkie ceny podane są w złotych polskich (PLN) i są cenami brutto. Walutą płatności jest złoty polski (PLN).

Aktualne ceny planów abonamentowych oraz usług dodatkowych określa Cennik dostępny w Serwisie oraz w panelu Placówki przed dokonaniem zakupu. Zmiana Cennika nie stanowi zmiany Regulaminu i nie wpływa na wysokość opłat za okresy już opłacone; nowa cena obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego, o czym Placówka jest informowana z wyprzedzeniem co najmniej jednego okresu rozliczeniowego.

Pakiety powiadomień SMS — dodatkowo płatne, ponad limit zawarty w planie. Aktualna cena pakietu prezentowana jest w panelu, w PLN, przed dokonaniem zakupu.

Płatności online obsługuje operator płatności Paynow (mBank S.A.). Dostępne metody: BLIK, karta płatnicza, szybki przelew online. Płatność realizowana jest jednorazowo (zakup pakietu SMS) lub cyklicznie/odnawialnie (abonament).

Aktywacja usługi: dostęp do wykupionego planu lub pakietu SMS jest uruchamiany lub rozszerzany niezwłocznie po zaksięgowaniu płatności (dla usług cyfrowych — bezpośrednio po potwierdzeniu płatności przez operatora). Abonament rozliczany jest w okresach miesięcznych lub rocznych, zależnie od wyboru Placówki.

Cykl abonamentu: Placówka może zrezygnować z abonamentu w każdej chwili w panelu lub e-mailem — rezygnacja skutkuje na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego (bez automatycznego odnowienia na kolejny okres). Brak zapłaty za kolejny okres skutkuje wstrzymaniem dostępu do funkcji płatnych do czasu zaksięgowania wpłaty; dane Placówki pozostają w Serwisie i podlegają zasadom eksportu oraz retencji opisanym w sekcji „Rozwiązanie umowy, eksport i retencja danych".

10. Odstąpienie od umowy i zwroty

• Serwis kierowany jest do przedsiębiorców (placówek i gabinetów weterynaryjnych) i jest wykorzystywany w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Do Przedsiębiorców na prawach konsumenta stosuje się przepisy o prawach konsumenta w zakresie wymaganym przez prawo.
• Przedsiębiorcy na prawach konsumenta przysługuje prawo odstąpienia od umowy bez podania przyczyny w terminie 14 dni od jej zawarcia (oświadczenie w dowolnej formie, np. e-mailem na adres Operatora).
• Usługa cyfrowa może zostać aktywowana przed upływem terminu odstąpienia wyłącznie za wyraźną, uprzednią zgodą Kupującego wyrażoną przy zakupie, połączoną z przyjęciem do wiadomości, że z chwilą aktywacji usługa jest w pełni wykonana i prawo odstąpienia przestaje przysługiwać. Operator przekazuje Kupującemu potwierdzenie zawarcia umowy oraz powyższej zgody i pouczenia na trwałym nośniku (e-mail).
• W przypadku niedostępności usługi z przyczyn leżących po stronie Operatora, Kupującemu przysługuje zwrot proporcjonalny do okresu niedostępności, na zasadach reklamacyjnych.

11. Reklamacje

• Reklamacje dotyczące usług i płatności można składać na adres e-mail: [email protected].
• Reklamacja powinna zawierać dane Placówki, opis problemu oraz — jeśli dotyczy — numer i datę płatności.
• Operator rozpatruje reklamację w terminie do 14 dni od jej otrzymania i informuje o wyniku drogą elektroniczną.
• Wobec Przedsiębiorców na prawach konsumenta usługa musi być zgodna z umową przez cały okres jej dostarczania; w razie niezgodności przysługuje im żądanie doprowadzenia usługi do zgodności z umową, a gdy jest to niemożliwe lub nieskuteczne — obniżenie ceny albo odstąpienie od umowy, na zasadach określonych w rozdziale 5b Ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.

12. Rozwiązanie umowy, eksport i retencja danych

• Placówka może w każdej chwili zaprzestać korzystania z Serwisu i zażądać usunięcia swojego konta wraz z danymi.
• Operator może zawiesić lub usunąć konto Placówki w przypadku naruszenia regulaminu, po uprzednim wezwaniu do zaprzestania naruszeń i wyznaczeniu terminu nie krótszego niż 7 dni.
• Eksport danych: Placówka może w każdej chwili — także po zakończeniu umowy — pobrać komplet swoich danych w otwartych, ustrukturyzowanych formatach (np. CSV/JSON). Eksport jest bezpłatny.
• Retencja: po zakończeniu umowy dane Placówki pozostają dostępne do eksportu przez 90 dni, po czym są trwale usuwane (chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania). Na żądanie Placówki usunięcie następuje wcześniej.

13. Zmiany regulaminu

Operator zastrzega sobie prawo do zmiany regulaminu. O zmianach Placówki zostaną poinformowane drogą elektroniczną z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem. Dalsze korzystanie z Serwisu po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację.

13a. Funkcje wykorzystujące sztuczną inteligencję (AI)

• Serwis może udostępniać funkcje wspomagane AI (np. asystę w tworzeniu opisów wizyt, automatyczne porządkowanie słowników placówki, integrację konta z zewnętrznymi asystentami AI inicjowaną wyłącznie przez Użytkownika).
• Wyniki generowane przez AI mają charakter pomocniczy: mogą zawierać błędy i wymagają weryfikacji przez człowieka. Nie stanowią porady weterynaryjnej ani nie zastępują decyzji lekarza weterynarii.
• Dane powierzone przez Placówki nie są wykorzystywane do trenowania modeli AI. Jeżeli realizacja funkcji AI wymagałaby przekazania danych osobowych zewnętrznemu dostawcy modelu, dostawca ten zostanie uprzednio ujęty na liście podprzetwarzających w Umowie powierzenia (z prawem sprzeciwu), a przetwarzanie ograniczone do lokalizacji UE.
• Integracje inicjowane przez Użytkownika (np. połączenie własnego konta z zewnętrznym asystentem AI przez autoryzację OAuth) działają na odpowiedzialność Użytkownika i w zakresie udzielonych przez niego uprawnień; Użytkownik może cofnąć autoryzację w każdej chwili.

13b. Klienci (właściciele zwierząt) i punkt kontaktowy

• Zasady korzystania z publicznego formularza rezerwacji oraz aplikacji dla właścicieli zwierząt przez Klientów (konsumentów) określają odrębne, skrócone warunki prezentowane w tych narzędziach wraz z Polityką prywatności.
• Punkt kontaktowy, o którym mowa w art. 11–12 rozporządzenia (UE) 2022/2065 (akt o usługach cyfrowych, DSA) — do komunikacji z organami państw członkowskich, Komisją Europejską oraz odbiorcami usługi: [email protected] (język komunikacji: polski, angielski).
• Treści publikowane w ramach stron internetowych Placówek utrzymywanych w Serwisie pochodzą od Placówek; zgłoszenia dotyczące treści potencjalnie bezprawnych można kierować na adres punktu kontaktowego, z podaniem dokładnego adresu URL i uzasadnienia. Zgłoszenia są rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, a o decyzji informowani są zgłaszający i Placówka.

14. Import danych

1. Użytkownik może importować do Serwisu dane pochodzące z innych systemów lub plików (np. CSV, JSON), o ile posiada prawo do ich przeniesienia i przetwarzania w Serwisie.
2. Vet-Flow nie pośredniczy w uzyskiwaniu dostępu do kont Użytkownika w zewnętrznych serwisach oraz nie wymaga i nie przechowuje danych logowania (loginów ani haseł) do systemów podmiotów trzecich.
3. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za: (a) legalność źródła danych, (b) zgodność sposobu pozyskania danych z warunkami korzystania z systemu źródłowego, oraz (c) zapewnienie odpowiedniej podstawy prawnej do przetwarzania danych osobowych w Serwisie.
4. Vet-Flow może odmówić importu lub usunąć dane, jeśli poweźmie uzasadnione wątpliwości co do uprawnień Użytkownika do ich przeniesienia albo gdy import narusza przepisy prawa lub prawa osób trzecich.
5. Użytkownik zobowiązuje się do zachowania poufności danych logowania do wszelkich systemów zewnętrznych i nieudostępniania ich osobom trzecim.
6. W trakcie importu Serwis może wymagać od Użytkownika złożenia oświadczenia (np. poprzez zaznaczenie pola wyboru), że Użytkownik posiada prawo do przeniesienia importowanych danych oraz podstawę prawną do ich przetwarzania.

15. Postanowienia końcowe

• Regulamin podlega prawu polskiemu.
• Wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Operatora.
• W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, w szczególności Kodeksu cywilnego i RODO.

16. Kontakt

Sebastian Gruza GruzaLab Software · ul. Róży Wiatrów 28/2, 05-532 Wólka Załęska · NIP 7162549501 · REGON 365620180
E-mail: [email protected] · Telefon: 609 966 777