Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Wersja 1.1 — obowiązuje od 22 lipca 2026 r. (dla nowych Administratorów — od dnia akceptacji regulaminu). Historia wersji: v1.0 obowiązywała od 18 lutego 2026 r. do 21 lipca 2026 r. Data akceptacji zapisana na koncie Placówki jednoznacznie wskazuje wersję, którą Placówka zaakceptowała.

Niniejsza umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (dalej: "Umowa") stanowi integralną część regulaminu serwisu Vet-Flow i zostaje zawarta pomiędzy:

na podstawie art. 28 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych (RODO).

1. Przedmiot umowy

Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych w zakresie i celu określonym w niniejszej Umowie, w związku z korzystaniem przez Administratora z serwisu Vet-Flow do zarządzania rezerwacjami wizyt weterynaryjnych.

2. Zakres i cel przetwarzania

2.1. Kategorie osób, których dane dotyczą:

2.2. Rodzaje przetwarzanych danych osobowych:

2.3. Cel przetwarzania:

Przetwarzanie danych odbywa się wyłącznie w celu świadczenia usług serwisu Vet-Flow na rzecz Administratora, w tym:

2.4. Czas przetwarzania:

Przetwarzanie danych trwa przez okres korzystania przez Administratora z serwisu Vet-Flow. Po zakończeniu współpracy dane pozostają dostępne do pobrania (eksportu) przez Administratora przez 90 dni, po czym Procesor usuwa je trwale, chyba że obowiązujące przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania. Na żądanie Administratora usunięcie może nastąpić wcześniej.

3. Obowiązki Procesora

Procesor zobowiązuje się do:

4. Środki bezpieczeństwa

Procesor stosuje następujące środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych:

5. Podprzetwarzający (sub-procesorzy)

Administrator wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Procesora z następujących podprzetwarzających:

Procesor poinformuje Administratora o wszelkich zamierzonych zmianach dotyczących dodania lub zastąpienia podprzetwarzających (drogą elektroniczną, z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem), dając Administratorowi możliwość wyrażenia sprzeciwu wobec takich zmian. Zgłoszenie sprzeciwu, którego nie da się pogodzić z dalszym świadczeniem usługi, uprawnia Administratora do zakończenia korzystania z serwisu na zasadach określonych w regulaminie (wraz z eksportem danych zgodnie z pkt 2.4).

6. Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane osobowe przetwarzane są na serwerach zlokalizowanych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego. W przypadku korzystania z usługi Cloudflare Turnstile, dane sesji mogą być przetwarzane na serwerach Cloudflare poza EOG, na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

7. Naruszenia ochrony danych

Procesor zobowiązuje się do niezwłocznego (nie później niż w ciągu 24 godzin) poinformowania Administratora o wszelkich naruszeniach ochrony danych osobowych, przekazując następujące informacje:

8. Audyt i kontrola

Procesor udostępnia Administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków wynikających z niniejszej Umowy oraz umożliwia przeprowadzanie audytów i inspekcji po wcześniejszym uzgodnieniu terminu.

9. Postanowienia końcowe